Goed voorbereid het college in
Goed voorbereid het college in
Als student heb ik veel tijd in de collegebanken doorgebracht. De ene keer met meer aandacht dan de andere, maar ik zat er veel. En ik heb ontdekt dat er parallellen bestaan tussen de colleges van toen en de colleges waar ik me tegenwoordig vanuit V&R mee bezighoud: die van burgemeester en wethouders.
Collegebanken
“De keren dat ik het advies van hoogleraar type 2 ter harte nam, waren de colleges onmiddellijk nuttiger. Ik kende de basis immers al.”
In mijn studententijd had ik twee typen hoogleraren. Hoogleraar type 1 was het zorgeloze type. Die maakte zich niet druk over de voorbereiding van studenten. Zolang de colleges redelijk ordelijk verliepen en tentamens grotendeels gehaald werden, was het goed.
Hoogleraar type 2 was het fanatieke type, die pakte het anders aan. College in, college uit, werd gepredikt om ons ALTIJD voor te bereiden. Niet alleen wanneer de urgentie niet langer te ontkennen was (lees: drie dagen voor de tentamens), maar ook in de gevoelsmatig ontspannen fase die aan de tentamens voorafgaat: de collegereeksen.
Doorgaans was ik blijer met de visie van hoogleraar type 1. Er waren namelijk ook nog bijbaantjes om me druk over te maken, en vrienden, en familie. Dus de tentamenstof tot me nemen kwam wel wanneer het echt niet anders kon (drie dagen voor de tentamens dus).
Echter, de keren dat ik het advies van hoogleraar type 2 wel ter harte nam, waren de colleges onmiddellijk nuttiger. Ik kende de basis immers al. Bovendien verliep het leren voor tentamens een stuk beter met zo’n voorsprong en ook het maken van tentamens was succesvoller.
College van burgemeester & wethouders
“In maart 2022 zijn er namelijk weer gemeenteraadsverkiezingen. Dit betekent dat binnenkort ook weer veel nieuwe wethouders beginnen.”
Nu deel ik de visie van hoogleraar type 2. Sterker nog, er zijn meer soorten colleges die hier de vruchten van kunnen plukken. In maart 2022 zijn er namelijk weer gemeenteraadsverkiezingen. Dit betekent dat binnenkort ook weer veel nieuwe wethouders beginnen. In de gemeente waar de wethouders aantreden, vormen ze samen met de burgemeester het ‘college van burgemeester & wethouders (college van B&W).
Het dagelijkse bestuur van de gemeente ligt vanaf dat moment in hun handen. Tijdens een ramp, de zogenoemde warme fase, ligt het opperbevel bij de burgemeester en vervult het college als geheel geen wettelijke taak binnen de rampenbestrijding. Op het eerste gezicht lijkt er daarmee voor wethouders geen directe rampentaak te zijn weggelegd, maar schijn bedriegt.
Plaatsvervangend burgemeester
“Tijdens de eerste raadsvergadering wordt de volgorde aangewezen waarin de wethouders als plaatsvervanger kunnen optreden. Zo kan het dus gebeuren dat een wethouder opperbevelhebber wordt tijdens een ramp.”
Hier komt de functie ‘plaatsvervangend burgemeester’ om de hoek kijken, in de volksmond bekend als ‘locoburgemeester’. Tijdens de eerste raadsvergadering wordt de volgorde aangewezen waarin de wethouders als plaatsvervanger kunnen optreden.
Zo kan het dus gebeuren dat een wethouder – bij afwezigheid van de burgemeester – plaatsvervangend burgemeester wordt en daarmee opperbevelhebber is tijdens een ramp. Deze functie is zeer veeleisend en vraagt, je raadt het al, om het soort voorbereiding waar hoogleraar type 2 het over had.
Een ramp voelt vaak als een ‘ver-van-je-bed-show’ en daarmee wordt de urgentie niet altijd gevoeld om vooraf al intensief voor te bereiden. De kans lijkt zo klein en mocht er dan toch iets gebeuren, dan zijn er altijd nog de protocollen, de bestuurlijke ervaring en het gezonde boerenverstand. Die combinatie is ook van groot belang en kan erg behulpzaam zijn tijdens de warme fase, maar doet niet af aan de kracht van een goede voorbereiding. Door vooraf al vertrouwd te raken met de structuren, juridische kaders en mentale aspecten van rampen, kom je beter beslagen ten ijs op het moment dat het nodig is.
Maatwerktrainingen voor college van B&W
“Ik pleit ervoor om ruimte te maken in de agenda’s voor training. Laten we in ieder geval aandacht besteden aan wat we wel kunnen controleren: de voorbreiding”
Ik ben me ervan bewust dat de agenda’s van het college ook zonder voorbereiding op rampen al bomvol zitten. Toch sta ik hier op een spreekwoordelijk sinaasappelkistje te pleiten om ruimte te maken in de agenda’s voor training. Rondom rampen zijn er slechts beperkte onderdelen te controleren – want veel is onvoorspelbaar – dus laten we in ieder geval aandacht besteden aan wat we wel kunnen controleren: de voorbereiding.
V&R speelt hierin graag een rol. Op basis van de samenstelling van het college en de beschikbare tijd, ontwikkelen we trainingen op maat. Met als doel om de burgemeester en wethouders goed voorbereid en met vertrouwen het college in te laten gaan.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Meer weten over onze maatwerktrainingen voor burgemeesters en wethouders? Bekijk dan de mogelijkheden en neem contact met ons op. We bespreken graag wat de mogelijkheden voor jouw organisatie kunnen zijn.
Waterijsjes maken om een crisis te leren beheersen?
Waterijsjes maken om een crisis te leren beheersen?
Stel je voor: de directie van een fabrikant van waterijsjes introduceert een nieuwe smaak. De organisatie heeft er een stevige marketingcampagne voor ingezet. Ze verwachten dan ook veel van deze productintroductie. Echter klagen de klanten steen en been over een onaangename rubbersmaak aan de ijsjes. De teams van de fabrikant – zoals productie, sales, transport en de directie – mogen aan de slag om samen het probleem op te lossen.
Dit was verrassend genoeg de opdracht tijdens een crisisoefening. Ik hoor je denken: is dit een crisisoefening? Jazeker, alleen geen traditionele.
Wat voor oefening was dit?
Deze oefening was met een waterschap in het zuiden van het land. Zij hebben ons gevraagd hen te helpen met het implementeren van ‘netcentrisch werken’ tijdens crisisbeheersing. Dit is een vorm van samenwerken en communiceren binnen een netwerk van aangesloten partners.
De informatieverwerkers en leidinggevenden moesten oefenen met de nieuwe werkwijze. Let op: de werkwijze. Traditioneel wordt crisisbeheersing geoefend door het naspelen van realistische crisisscenario’s. Dit heeft natuurlijk veel voordelen, maar in dit geval ook een twee ‘problemen’.
- Je hebt onder de deelnemers bijvoorbeeld veel technisch specialisten nodig, die in het echt ook verantwoordelijk zijn voor het beheersen van de crisis. In dit geval was de oefening met informatieverwerkers en leidinggevenden.
- Tijdens het naspelen van een realistische crisissituatie focussen deelnemers vaak op het bereiken van een oplossing van het probleem. Dat was niet de bedoeling; de deelnemers moesten aan het werk met de werkwijze, niet het probleem oplossen.
Zo los je dit als trainer op
Met out-of-the-box denken dus, of beter gezegd: out-of-context. We hebben een out-of-context scenario bedacht door de deelnemers los te trekken van hun dagelijkse werkomgeving en een management game in te zetten in plaats van een crisissimulatie. De deelnemers moesten zich verplaatsen in de directie van een waterijsjesfabrikant. Compleet anders dan ze op dagelijkse basis doen en waar ze – afgezien van het eten van een waterijsje in de zomer – totaal geen beeld bij hebben.
De oefening was grappig en boeiend én lost beide problemen op. We diskwalificeren de technische expertise die nodig is om een waterschapscrisis op te lossen. De deelnemers weten niets van het produceren van waterijsjes en kunnen dus niet terugvallen op hun kennis en ervaring. En omdat we een virtueel bedrijf gebruiken, is de oplossing van het probleem niet langer het belangrijkste doel.
Enthousiast en open
En de oefening verliep goed! Alle deelnemers kregen een actieve rol en hadden er zin in. Ze gingen met een nieuwe spelvorm aan de slag en verwonderden zich over de nieuwe omgeving van het produceren van waterijsjes. Bovendien stelden zij zich enthousiast open voor de leerdoelen die we wilden bereiken: het proces informatiemanagement.
Conclusie
Mensen leren beter van het doen, ervaren en beleven van dingen in tegenstelling tot slechts luisteren naar een trainer. Als je dan aan het einde van de training ook nog eens echte waterijsjes uitdeelt en een glimlach op de gezichten tovert, krijg je een gebeurtenis die de deelnemers makkelijk onthouden. Inclusief de inhoud ervan. En daar draaide het om.
Wil je meer weten over management games of over het leren via interactieve spelvormen? Neem contact met ons op en we bespreken graag wat de mogelijkheden voor jouw organisatie zijn!
V&R bestaat 12,5 jaar!
Een prachtige mijlpaal voor onze organisatie, die wij hebben bereikt dankzij ons team, onze opdrachtgevers en partners. Daarom, grote dank aan iedereen die heeft bijgedragen aan dit mooie jubileum.
Middelharnis is waar het allemaal begon in april 2009. Begin 2019 is daar een tweede vestiging bijgekomen, in Breda. Met een groeiend team was er dit jaar echter behoefte aan meer ruimte. Daarom is onze vestiging in Brabant afgelopen zomer verhuisd naar Dongen.
Een mooi moment om ons hele team vast te leggen in (en rondom) ons nieuwe kantoor. Alle trainers/adviseurs voor V&R proosten op deze mijlpaal. En natuurlijk vieren we feest met het hele team van Veiligheidsunie.
Op naar de volgende 12,5 jaar!
Fake news als zand in de analyse raderen
Fake news als zand in de analyse raderen
Fake news, nepnieuws, hoax, geruchten en propaganda. Er wordt bijna dagelijks over gesproken op tv, social media of radio. Wat moet je hier nu mee als communicatieadviseur? En hoe herken ik dit als analist?
Nep of niet?
De term ‘fake news’ klinkt mooi maar is in werkelijkheid een containerbegrip. Verkeerde informatie is niet altijd fake news. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om miscommunicatie, satire, framing, propaganda of een hoax. Verschillende begrippen waarbij het belangrijk is om deze goed te onderscheiden. Een burgemeester die ingaat op fake news, dit veroordeelt en verwijst naar een artikel op De Speld, kan op verontwaardigde reacties rekenen. In debatten verwijten deelnemers elkaar van fake news, terwijl ze dezelfde cijfers gebruiken. Hierbij gaat het dan ook niet om fake news maar om framing. Hoe het wel moet gaan? Een bestuurder moet verhelderen en stemt dit af met zijn of haar adviseur. En de communicatieadviseur baseert zijn advies op de analyse van de analist.
Herkennen kun je leren
Als analist breng je de vragen, gedragingen, emoties en meningen in kaart. Als analist word je ook steeds vaker geconfronteerd met de mix van fake news en framing. Er kan pas aan fact-checking gedaan worden als in de analyse goed wordt aangegeven wat de berichtgeving, de framing en het fake news is. Daarnaast wie de afzender is en wat het motief daarvan is.
Het herkennen van fake news of framing is niet eenvoudig, maar kun je zeker leren. Het begint met de bewustwording van je eigen kader en frame. Hoe kijk jij naar de wereld? De volgende stap is het herkennen van framing en patronen (bijvoorbeeld een zin als “Trap er niet in”). En tenslotte doet ook een analist (gedeeltelijk) aan fact-checking door onder andere de bron, afzender en het bericht te controleren. Beeld is hiervan een belangrijk onderdeel. Een foto lijkt een duidelijk beeld te schetsen, maar het kan een uitsnede zijn van een grotere foto. Hetzelfde onderwerp vanuit een andere hoek gefotografeerd geeft ook een ander beeld. Een filmpje hiervan kan wéér een ander beeld geven. En dan kan het beeld ook nog gemanipuleerd zijn.
Het herkennen van fake news of framing is niet eenvoudig, maar kun je zeker leren.
Het…
-
- herkennen van framing en patronen
- onderscheiden van feiten, meningen, geruchten en fake news
- óg beter kunnen duiden van informatie en gebeurtenissen
… brengt verdieping in de analyse en het advies én geeft daarmee dus ook een effectievere communicatiestrategie.
De Masterclass Geavanceerd Analyseren biedt handvatten en tips om dit te herkennen en te gebruiken in de analyse. Wil je hier meer over weten? Neem contact met ons op en we bespreken graag wat de mogelijkheden voor jouw organisatie zijn!
Geef aandacht aan BCM
Geef aandacht aan BCM
“Ja, de BHV is goed op orde. Maar wat als de zwaailichten zijn vertrokken?”
Veel bedrijven en instellingen hebben een bedrijfsnoodplan. Er zijn evacuatieplattegronden, vluchtroutes, EHBO-koffers bij de receptie en getrainde BHV’ers. Ook ontruimingsoefeningen worden netjes jaarlijks uitgevoerd. Maar incidenten vinden niet altijd op kantoor plaats. En ze hebben ook niet altijd een fysieke oorzaak.
In een ontruimingsplan staat niet wat je moet doen bij een DDoS-aanval, een datalek of een gebrek aan personeel door een pandemie. En ook niet in het geval van CEO-fraude of een verstoring in de supply chain. En heeft het incident een fysieke oorzaak, bijvoorbeeld een brand, dan vertrekken de hulpdiensten na verloop van tijd. Het ontruimde pand blijft leeg achter met dichtgetimmerde ramen en een rood-wit lint eromheen.
Een crisis. Wat nu?
Hierboven lees je een kleine greep uit de lange lijst van incidenten die de bedrijfsprocessen ernstig kunnen verstoren. Zo’n ernstig verstoord bedrijfsproces noemen we een crisis: de organisatie kan (gedeeltelijk) niet meer doen waar ze voor werd opgericht.
Je kunt natuurlijk op dat moment je crisismanagement-team bijeen roepen en beginnen te improviseren. “Gezien de omstandigheden hebben we best goed gereageerd! Ja, we hebben er echt het beste van gemaakt”, zeggen we dan achteraf. Of: “We bellen de verzekering wel”. Heb je de kleine lettertjes van de polis gelezen? Zou de verzekering alle verstoorde bedrijfsprocessen dekken of alleen de kosten van de schilder voor de roetschade?
Wees voorbereid
Feit is dat dit soort incidenten vaker om ons heen gebeuren en er daarom een zekere mate van voorspelbaarheid is. Het kan daarom heel nuttig zijn om als bestuurder of directie van een organisatie eens na te denken over de volgende vragen:
- Wat zijn onze primaire processen?
- Wat gebeurt er in onze organisatie als die processen verstoord worden? Wat gebeurt er als dat een uur duurt? Een dag? Een week?
- Hoe erg is dat? Welke mate van verstoring kunnen we tolereren en wanneer gaat het echt pijn doen?
- Wat kunnen we van tevoren bedenken om die verstoring op te vangen, of zelfs te vooorkomen?
- Welke maatregelen kunnen we treffen om de processen zo snel mogelijk weer draaiend te krijgen?
Een goed Business Continuity Management Systeem (BCMS) geeft antwoord op die vragen en zorgt dat jouw organisatie is voorbereid op eventuele verstoringen. Verstoringen kunnen daarmee voorkomen, opgevangen of snel hersteld worden.
En soms kom je erachter dat zo’n verstoring eigenlijk helemaal niet zo veel effect heeft. Vraag jezelf dan af of dat bedrijfsproces wel zo kritisch is…?
Mijn tips voor een goed BCMS
Maak een Business Impact Analyse (BIA), een Risico Inventarisatie (RI) en een Failure Mode Effect Analyse (FMEA). Bedenk een Stelsel van Maatregelen (SvM), stel een Business Continuity Management Plan (BCMP) op en implementeer een Business Continuity Management Systeem (BCMS). Bedenk wat “Pain Drivers” zijn en wat Business As Usual (BAU) / Business As Not Usual (BANU) is.
Poeh, lastige termen?
Dat kan ik me heel goed voorstellen. Wij helpen je graag op weg met jouw BCM!
Risicocommunicatie en crisiscommunicatie: niet of maar en
Risicocommunicatie en crisiscommunicatie: niet of maar en
Over het algemeen zien we risicocommunicatie als de voorfase van een crisis. Maar, risicocommunicatie en crisiscommunicatie gaan juist hand in hand. Kijk mee aan de hand van de verschillende fases binnen een crisis.
Onder een crisis verstaan we: een situatie waarin een vitaal belang van de samenleving is aangetast of dreigt te worden aangetast. We kennen 25 crisistypes verdeeld in zeven thema’s. Bij de volgende crisistypes zien we dat communicatie over (mogelijke) risico’s belangrijk is en soms belangrijker dan communiceren over de crisis zelf:
-
overstromingen (en droogte)
-
natuurbrand
-
extreme weersomstandigheden
-
dierziekten en ziektegolven
-
verstoring van telecommunicatie en ICT
-
vitale infrastructuur
Normale fase: waarschuwen
In een normale situatie bevinden we ons in een fase waarbij risico’s sluimerend aanwezig zijn. We herkennen de risico’s wel, maar ze zijn er nog niet. In deze fase communiceren we hierover maar niet actief. We gebruiken dan bijvoorbeeld waarschuwings- of signaleringsmiddelen zoals waarschuwingsvlaggen of verkeerslichtmodellen. Hierbij geven de kleuren groen, oranje en rood aan in hoeverre het risico aanwezig is én wat je dan moet doen. Ondersteunend aan communicatie gebruiken we een issue-analyse, waarbij we kijken welke thema’s er onder de bevolking, media en opiniemakers leven.
Risicofase: handelingsperspectieven
Verandert de situatie, het wordt bijvoorbeeld warmer en droger in de natuur, dan is een risico nadrukkelijker aanwezig. Er is dan een kans op natuurbranden of droogte. De communicatie wordt dan nadrukkelijker en richt zich op handelingsperspectieven en het geven van feiten over deze risico’s. Voor communicatie kunnen we een issue-analyse gebruiken, maar in de praktijk wordt er vaker voor een omgevingsanalyse gekozen.
In de communicatie sluiten we al dichter aan bij crisiscommunicatie. Denk aan analyse op vragen die er leven, gedragingen, emoties en meningen. Dit is noodzakelijk voor een goede communicatie en om aan te sluiten op de perceptie en behoefte van inwoners, ondernemers en andere doelgroepen. Een goede doelgroepenanalyse is dan ook onontbeerlijk.
Crisisfase: communicatie gericht op de crisis
Soms gaan risico’s weer voorbij. Zo gaat het natuurbrandrisico over als het lange tijd gaat regenen. En soms komen we in de fase van een crisis. In de risicofase werd er al een omgevingsanalyse gemaakt. Dit proces kan voortgezet worden in de crisis. De omgevingsanalyses worden dan voor de crisisorganisatie gebruikt. Communicatie is dan vooral gericht op de crisis.
Herstelfase: terug naar de normale fase
Na afloop van een crisis, volgt de herstelfase. We gaan (langzaam) terug naar normaal. We communiceren over die herstelfase en alle maatregelen die daarbij komen. Maar dat niet alleen. Als de risico’s dreigend blijven en een nieuwe crisis niet uitgesloten is, blijven we in de risicofase en alert in de communicatie. De analyse is gericht op vragen en emoties maar vooral ook op gedragingen. Deze analyse is als een thermometer, waarbij de gevoelens van de samenleving in kaart worden gebracht.
Als de risico’s niet langer dreigend zijn, gaan we communiceren over de risico’s die weer sluimerend worden. Dit is de fase die uitermate geschikt is voor bewustwording. Over wat er kan gebeuren als risico’s een crisis worden en wat je dan als inwoner kunt doen. Bewustwording in combinatie met preventie. In de analyse kunnen we weer terug van een omgevingsanalyse naar een issue-analyse.
Conclusie
Risicocommunicatie en crisiscommunicatie worden vaak gezien als twee aparte disciplines. Juist het hand in hand laten gaan hiervan kan zorgen voor een goede overgang in fasen. En vooral voor het goed laten aansluiten van de communicatie op de belevingswereld buiten de muren van de crisisorganisatie, gemeenten en hulpdiensten.
Interne communicatie bij crises
Interne communicatie bij crises
“Waar zijn jullie toch druk mee?”
Crises, rampen en incidenten komen in alle soorten en maten. De ene dag is dit een brand bij een kwetsbaar object in je gemeente of een storing bij een toeleverancier. Op een ander moment heeft de hele organisatie er mee te maken, zoals een cyberincident of nu met corona.
Tweedeling binnen de organisatie
Wat betekent het voor een organisatie als een deel van de medewerkers bezig is met de crisis en voor het andere deel de alledaagse praktijk verder gaat? Is er begrip voor elkaar?
De (crisis)situatie kan invloed hebben op het dagelijkse werk. Zo verscheen er bij een gemeente tussen berichtgeving over de crisis plotseling een felicitatiebericht. Een tijdelijke tweedeling ontstaat niet alleen tijdens, maar ook na de crisis. Zo kreeg ik ooit een dag na een brand de vraag: “Waar zijn jullie nu nog druk mee? De brand was toch gisteren?”.
Betrek de hele interne organisatie
Binnen crisismanagement en crisiscommunicatie benoemen we de interne organisatie vaak als één doelgroep. “Denk ook aan de interne communicatie!”. Toch is het vaak een vergeten doelgroep en wordt communicatie als vanzelfsprekend gezien. Het is belangrijk om de interne organisatie echt mee te nemen in de communicatie. Niet alleen de directe collega’s die (mogelijk) een rol gaan spelen in de crisis. Ook de collega’s die indirect de gevolgen zullen merken.
Regelmatig zie ik in oefeningen dat het communicatieteam de mediastrategie bespreekt, maar de receptionist waar het eerste contact plaatsvindt vergeet. Breng de doelgroepen in kaart, zorg voor voldoende (proces)informatie, betrek collega’s bij de crisis, zorg voor draagvlak en deel met elkaar het juiste verhaal.
Training interne (crisis)communicatie
In de nieuwe training ‘Interne communicatie bij crises/rampen’ gaan deelnemers aan de slag met interne communicatie, een doelgroep-, netwerk- en impactanalyse en de strategie. Daarna besteden we aandacht aan scenariodenken, de nafase en nazorg. Ook komt de wettelijke verplichting van interne communicatie aan bod.
Met deze training leren de deelnemers over de impact van interne communicatie en hoe zij dit écht onderdeel maken van crisiscommunicatie.
Neem contact op voor meer informatie over deze training.
Tien tips voor jouw omgevingsanalyse
Tien tips voor jouw omgevingsanalyse?
Het maken van een sterke omgevingsanalyse blijft een mooie en soms lastige klus. Hoge tijdsdruk, veel data en continu keuzes maken. Tijdens onze opleidingen zien we vaak dezelfde vragen en uitdagingen. Daar hebben we er tien van uitgewerkt, inclusief tips!
1. Reacties onder nieuwsberichten
Als analist gebruik je vaak een monitoringstool om de media te scannen. Is er een grote brand? Dan stel je zoekwoorden in met bijvoorbeeld de plaatsnaam, ‘grote brand’ of de naam van het getroffen bedrijf. Maar… je krijgt slechts een handjevol resultaten, terwijl er in werkelijkheid honderden reacties zijn. Waarom vind je die niet?
Kijk handmatig naar de reacties onder nieuwsartikelen op websites of Facebook. Mensen herhalen namelijk niet de woorden uit het nieuwsbericht (die jij ook als zoekwoorden gebruikt), maar reageren daarop. “Ramen en deuren dicht? Veel te warm!” of “Dit is al de zoveelste keer dat het hier mis gaat! Heel slecht! Vanavond gaan wij demonstreren.”
Tip: Haal hier weer termen uit, die je als zoekwoorden in kunt vullen in je tool.
2. Eigen communicatie neem je nooit mee!
Een veelgehoorde regel is dat je eigen alarmeringen en communicatie niet mee hoeft te nemen in je analyse. Denk aan P2000-berichten, eigen Q&A’s op de website of de inhoud van een NL-Alert. Dat klopt. Maar dat is wel te kort door de bocht. Het is belangrijk om te weten of er reacties op komen en hoe men reageert. “Die politiehelikopter hangt nu erg lang in de buurt van de brand, zal wel brandstichting zijn.” of “De gemeente meldt op de website dat de vrijgekomen stof niet gevaarlijk is, maar ik krijg wel een NL-Alert dat ik ramen en deuren dicht moet doen. Wat is nu waar?’’. Dit zijn kwalificaties die je mee moet nemen in je analyse. Ook retweets of likes bij eigen communicatie zijn goed om mee te pikken.
3. Ik vind niets
Wow! Dit incident moet een grote impact hebben…Maar toch wordt er amper over gesproken. Dit kan ook de conclusie van je analyse zijn en zegt niets over jouw skills als analist. Ja, er zijn dan vast collega’s die vragen: “Kon je echt niets vinden?!” Het gaat er niet om dat je niet goed hebt gezocht, er is gewoon geen ophef. Twijfel niet aan jezelf en ga de paar berichten die je wel hebt gevonden niet opblazen, om zo wel iets te kunnen melden.
Er zijn dus amper berichten te vinden, maar het kan wel gebeuren dat een melding of enkel bericht x keer is geretweet of tientallen likes krijgt. Een conclusie voor een adviseur kan dan zijn dat het wel leeft, maar dat er nog geen vragen, gedragingen of bijzondere betekenisgeving zijn. We moeten blijven monitoren.
4. Emotiecheck
Vooral bij oefeningen wordt er nog wel eens luchtig mee omgegaan: De emotiecheck. Oftewel: Voelt iedereen zich goed en is niemand persoonlijk betrokken bij het incident. Dit lijkt een formaliteit, maar is erg belangrijk. Soms krijg je tijdens een incident beelden of berichten te zien, die een impact op je hebben. Zo kan een filmpje van een moeder met spelende kinderen, gemaakt vlak voor een familiedrama, keihard binnenkomen. Of zie je foto’s van ledematen bij een aanslag of heftig ongeluk. Mensen plaatsen en delen de gekste dingen op sociale media. Jij krijgt die als omgevingsanalist ongecensureerd te zien en je bent niet van steen. Geef dit op tijd aan. En voor alle leidinggevenden: Houd je team in de gaten!
En vergeet niet: ’s Avonds op de bank besef je pas wat je gezien hebt. Durf ook dagen of weken later nog aan te geven dat je er last van hebt. Onderschat dit niet. Een omgevingsanalist is één van de weinige functionarissen die (bijna) alles van het incident meekrijgt.
5. Dieren
‘Er zijn geen slachtoffers gevallen’. Een zeer fijn bericht, maar het betekent niet altijd dat het incident geen slachtoffers kent. Dieren zijn een zeer gevoelig onderwerp bij branden of ongevallen. Uiteraard bij stalbranden, maar ook als dieren niet direct een rol lijken te spelen.
Zo kwam er in 2018 bij een aanvaring olie in de Rotterdamse haven terecht. Het incident zelf was vrij goed af te handelen, maar er raakten honderden vogels besmeurd. Snel groeiende groepen vrijwilligers meldden zich voor de getroffen dieren en gingen op eigen houtje massaal aan de slag. Ook de reacties op de ‘olieramp’ werden steeds heftiger. Het werd een kleine crisis op zich.
Een ander voorbeeld is het incident met de omgevallen kranen in Alphen aan de Rijn. De opluchting was groot dat er geen menselijke slachtoffers waren, maar er ontstond flinke ophef dat een omgekomen hond werd vergeten in de communicatie. Wees daar alert op.
6. Plaatselijk, regionaal, landelijk, wereldwijd!
Bij een grote crisis of ramp kun je als analist vol aan de bak. Ook de landelijke (of zelfs internationale) media gaan aan de slag met de brand, aanslag of het ongeluk. Al snel verschijnen honderden of duizenden – vaak loze en algemene – reacties op de berichten. Nederlanders geven graag hun mening en jij raakt overspoeld. Waar te beginnen? Blijf ook in dit geval met de ‘ring van betrokkenen’ in je achterhoofd werken. Geef de meeste aandacht aan de mensen die het dichtste bij het incident staan. Een lokale journalist die direct betrokkenen spreekt en van ooggetuigen meer ‘feiten’ te horen krijgt, is veel belangrijker om in de gaten te houden. Daar zoeken buurtbewoners en betrokkenen vaak zelf hun informatie.
Tip: Vergeet niet bij grote incidenten ook zoekwoorden in andere talen toe te voegen. Zeker ook als het incident in de buurt van de Duitse of Belgische grens plaatsvindt.
7. Dat weten we nu wel
Sommige feiten, geruchten of gedragingen blijven steeds maar terugkomen tijdens een incident. Klachten dat de website van de gemeente nog steeds niet werkt of omwonenden die maar blijven vragen of de stinkende stof schadelijk is. Je hebt de neiging om deze punten uit je nieuwste analyse te halen, want ‘dat weten we nu wel’.
Je voelt hem al aankomen…blijf dit melden! Als jij het uit je analyse haalt, denken andere teams dat het dus niet meer speelt. Terwijl er nog wel aandacht voor moet blijven.
8. Collega’s zijn ook een bron
Bij incidenten zijn collega’s soms ook betrokken of kennen betrokkenen goed. Zij kunnen zeer waardevolle informatie geven, wat er bijvoorbeeld in appgroepen van buurtbewoners of de sportclub voorbij komt. Vraag dit altijd even rond aan het aanwezige team of gooi zelf even een berichtje in de groepsapp van je werk, familie of vereniging. Heeft het intranet een reactiefunctie? Lees dan ook de reacties onder het nieuwsbericht van het incident.
9. Omgevingsanalyse is meer dan alleen tekst
We maken een analyse op basis van zoektermen in een tool. We kijken naar berichten en reacties. Alles is tekst gedreven, terwijl hele doelgroepen alleen maar in beeld communiceren. Denk aan het gebruik van Snapchat en Instagram. Uit het beeld haal je bijvoorbeeld gedragingen en impact van het incident. Voeg de belangrijkste toe aan je analyse en beschrijf wat je ziet.
10. Heb je veel of weinig aan deze tien punten gehad?
Een analyse moet zo objectief mogelijk zijn, zodat iedere lezer er dezelfde informatie uit kan halen. Toch zien we steeds woorden als ‘veel’ of ‘minder’ terugkomen. Of opmerkingen als ‘mensen zijn erg boos’. Je zet hiermee subjectieve informatie in je analyse. Want zijn 10 berichten ‘veel’? Of 100? Of 1.000? Het is beter om aantallen op te schrijven. En bij kwalificaties uit te schrijven ‘hoe boos’ mensen dan zijn. Ontstaan er opstootjes? Welke bewoordingen gebruiken ze precies? Roepen ze op tot demonstraties? En hoe groot is deze groep ‘boze mensen’?
Denk je na het lezen van deze punten: Ik wil wel graag een opleiding volgen tot omgevingsanalist. Of ben je al analist en zoek je meer verdieping? Neem vrijblijvend contact met ons op. Of bekijk onze Open Inschrijving Omgevingsanalyse.